הצעות מחיר

הצעות מחיר

מודול אחד שמנהל את כל מסע הצעת המחיר: מהבקשה לספקים, דרך קבלת ההצעות והשוואה חכמה, ועד בחירת הזוכה ופתיחת ההזמנה

מודול הצעות המחיר של Corz מרכז את כל הבקשות במקום אחד. יוצרים בקשה באשף קצר בן ארבעה שלבים (פרטי הבקשה, פריטים, ספקים ומועדים), בוחרים ספקים מהמאגר או מוסיפים ספק חיצוני שמקבל קישור אישי להזנת הצעה בלי רישום למערכת, ושולחים לכולם בו זמנית. אפשר גם להזין הצעה בשם ספק, למקרים שבהם היא הגיעה בטלפון או במייל.

כל ההצעות חוזרות אל תוך הפורטל ומוצגות במסך השוואה אחד. סיכום פערים מבוסס AI מציב את ההצעות זו מול זו ומבליט את ההבדלים המהותיים, כדי שבחירת הזוכה תתבסס על תמונה מלאה ומסודרת. כשמודול התקציב פעיל, כל בקשה משויכת לשורת תקציב, האומדן והצעת הזוכה נבדקים מולה, וההזמנה שנוצרת יורשת אוטומטית את אותה שורה.

שכבת הגדרות ברמת הארגון קובעת איך המודול מתנהג: כמה ספקים חובה לצרף לפי גובה הסכום, מהו טווח המועד האחרון (בין 3 ל-90 ימים), אילו תזכורות יישלחו אוטומטית לספקים שטרם הגישו, ואילו אירועים מפעילים התראה. כך תהליך הצעת המחיר עובד לפי המדיניות שלכם, באופן אחיד ומבוקר.

איך זה עובד?

1
שלב 1 - יצירת הבקשה
יוצרים בקשה להצעת מחיר באשף קצר: נושא, תיאור, אומדן פנימי (שאינו מוצג לספקים), שורת תקציב ותנאי תשלום. אפשר לפרט פריטים מהקטלוג או בטקסט חופשי, או לבקש הצעה על סכום כולל, ולשמור בקשות חוזרות כתבנית לשימוש עתידי.
2
שלב 2 - שליחה לספקים
בוחרים ספקים מהמאגר או מוסיפים ספק חיצוני שמקבל קישור אישי להזנת הצעה, ושולחים לכולם בו זמנית. לפי מדיניות הארגון, המערכת דורשת מספר מינימלי של ספקים בהתאם לגובה הסכום, כדי לשמור על תחרותיות ושקיפות בכל בקשה.
3
שלב 3 - קבלת הצעות והשוואה
ההצעות חוזרות אל תוך הפורטל ומרוכזות במסך השוואה אחד. סיכום פערים מבוסס AI מציב את ההצעות זו מול זו ומבליט את ההבדלים, בזמן שתזכורות אוטומטיות נשלחות לספקים שטרם הגישו, עד למועד האחרון.
4
שלב 4 - בחירת זוכה ופתיחת הזמנה
בוחרים את ההצעה הזוכה מתוך ההשוואה, וההזמנה שנוצרת מהבקשה יורשת את שורת התקציב ואת פרטי ההצעה. כל שלב מתועד, כך שנשמרת שקיפות מלאה על תהליך הבחירה לצורכי בקרה וביקורת.

כל היתרונות

מודול הצעות המחיר מרכז תהליך שמתנהל היום בכמה ערוצים לתוך מקום דיגיטלי אחד, מסודר ומבוקר, שמחובר ישירות לרכש ולתקציב של הארגון.

  • בקשה אחת לכמה ספקים: שליחה בו זמנית לכל הספקים הנבחרים, כולל ספקים חיצוניים שמזינים הצעה דרך קישור אישי, בלי רישום למערכת.
  • השוואה חכמה עם AI: כל ההצעות מרוכזות במסך אחד, וסיכום פערים מבוסס AI מבליט את ההבדלים המהותיים ומקצר את הדרך לבחירת הזוכה.
  • בקרה לפי מדיניות הארגון: מספר ספקים מינימלי לפי גובה הסכום, טווח מועדים אחיד וכללי חסימה או המלצה, שמוגדרים פעם אחת ברמת הארגון.
  • חיבור ישיר לתקציב: כל בקשה משויכת לשורת תקציב, ההצעה הזוכה נבדקת מולה, וההזמנה שנוצרת יורשת אוטומטית את אותה שורה.
  • תזכורות אוטומטיות: המערכת מזכירה לספקים שטרם הגישו לפני המועד האחרון, כדי שיגיעו יותר הצעות בזמן ובלי מעקב ידני.

שאלות ותשובות עלינו

איך הספקים מגישים הצעה, והאם הם צריכים להיות רשומים למערכת?
אפשר לבחור ספקים מהמאגר הקיים בפורטל, וגם להוסיף ספק חיצוני שאינו רשום. ספק חיצוני מקבל קישור אישי להזנת ההצעה ישירות בדפדפן, בלי הרשמה או התקנה. בנוסף, אם הצעה הגיעה בטלפון או במייל, מורשה בארגון יכול להזין אותה בשם הספק, וניתן להגדיר שתידרש אסמכתה מצורפת במקרה כזה.
כמה ספקים חובה לצרף לכל בקשה?
זה נקבע על ידי הארגון, לפי גובה הסכום. בהגדרות בונים טבלת מדרגות (למשל: מסכום מסוים לפחות 2 ספקים, ומסכום גבוה יותר לפחות 3), ובוחרים אם המערכת חוסמת שליחה ובחירת זוכה מתחת למינימום או רק ממליצה. כך נשמרים תחרותיות ונוהל רכש אחיד.
איך עובדת ההשוואה בין ההצעות?
כל ההצעות שמתקבלות מרוכזות במסך השוואה אחד בתוך הפורטל. סיכום פערים מבוסס AI מציב את ההצעות זו מול זו ומבליט את ההבדלים המהותיים ביניהן, כדי שבחירת הזוכה תתבסס על תמונה מלאה ומסודרת. האומדן הפנימי שהזנתם בבקשה אינו מוצג לספקים, ומשמש אתכם בלבד להשוואה.
מה הקשר בין המודול למודול התקציב?
כשמודול התקציב פעיל, כל בקשה להצעת מחיר משויכת לשורת תקציב. האומדן נבדק מול השורה בעת שליחת הבקשה, סכום ההצעה הזוכה נבדק בעת בחירת הספק, וההזמנה שנוצרת מהבקשה יורשת את אותה שורת תקציב. אפשר גם להגדיר שורת תקציב כשדה חובה בכל בקשה.
מה קורה אחרי שבוחרים ספק זוכה?
בחירת הזוכה מתוך מסך ההשוואה יוצרת הזמנה בפורטל, שמקושרת לבקשה המקורית ויורשת את שורת התקציב ואת פרטי ההצעה. הספקים מקבלים עדכון בהתאם להגדרות ההתראות של הארגון, וכל שלב בתהליך מתועד לצורכי שקיפות, בקרה וביקורת.