אישור, דחייה והחזרת הזמנה

🔑 הרשאה נדרשת: משתמש בעל הרשאת מאשר בתהליך האישור. מדריך זה מסביר כיצד מאשר מטפל בהזמנה שהגיעה אליו — אישור, דחייה, או החזרה לתיקון.

איפה מוצאים הזמנות שממתינות לאישור

כשהזמנה נשלחת אליכם לאישור, היא נכנסת למסך ניהול הזמנות, בלשונית “הזמנות ממתינות לאישור”. הפעילו את המתג “הצג רק הזמנות הממתינות לאישורי” כדי לראות רק את ההזמנות שממתינות לכם. העמודה “ממתין/ה לאישור של” מציינת מי המאשר הנוכחי בכל שורה.

פתיחת ההזמנה ועיון בפרטים

לחצו על אייקון העין (או על מספר ההזמנה) כדי לפתוח אותה. בראש המסך מוצג ציר תהליך האישור, ולצידו פרטי ההזמנה: הספק, הסכומים, סעיף התקציב ושורות הפריטים. בתחתית המסך שלושה כפתורי פעולה — אשר הזמנה, דחה הזמנה ו־החזר הזמנה.

✅ אישור הזמנה

אם ההזמנה תקינה — לחצו על “אשר הזמנה” (הכפתור הירוק). בחלון שנפתח אפשר להוסיף הערה (אופציונלי), ואז לחצו שוב על “אשר הזמנה”.

לאחר האישור ההזמנה ממשיכה לשלב הבא בתהליך ועוברת ללשונית “הזמנות פעילות” עם הסטטוס “הזמנה פעילה”.

❌ דחיית הזמנה

אם אין מקום להמשיך עם ההזמנה — לחצו על “דחה הזמנה”. בחלון שנפתח בחרו סיבת דחייה (שדה חובה): הזמנה כפולה, חריגה מתקציב, פרויקט בוטל, ספק לא תקין, או “אחר”. בבחירת “אחר” שדה ההערות הופך לחובה. לסיום לחצו על “דחה הזמנה”.

ההזמנה הנדחית עוברת ללשונית “הזמנות שנדחו”, וכך נשמר תיעוד מלא של הסיבה.

↩️ החזרת הזמנה לתיקון

אם ההזמנה זקוקה לתיקון קטן לפני אישור — לחצו על “החזר הזמנה”. בחרו סיבת החזרה (שדה חובה): כמות שגויה, מחיר שגוי, או “אחר”, והוסיפו הערה שתכוון את דורש הרכש. לסיום לחצו על “החזר הזמנה”.

ההזמנה חוזרת לדורש הרכש, ללשונית “הזמנות ממתינות לטיפול”, עם הסטטוס “הוחזר”.

🔎 דורש הרכש רואה למה הוחזרה: כשדורש הרכש פותח את ההזמנה שהוחזרה, לצד הסטטוס “הוחזר” מופיע הקישור “פרטי החזרה” שפותח את סיבת ההחזרה וההערה — כך הוא יודע בדיוק מה לתקן לפני שישלח מחדש.

💡 טיפ: אישור מקדם את ההזמנה שלב אחד בתהליך, דחייה סוגרת אותה עם תיעוד סיבה, והחזרה מאפשרת תיקון מהיר בלי להתחיל מהתחלה.