סקירת מודול הגשות במייל

🔑 הרשאה נדרשת: המודול פתוח לכל המשתמשים בפורטל. הכפתור "העלאת הגשה" מוצג לדורשי רכש.

מודול הגשות במייל אוסף את כל החשבוניות שהספקים שולחים לתיבת המייל של הארגון. כל מסמך שמגיע נקלט אוטומטית, ה-AI מחלץ ממנו את הפרטים, והוא ממתין בתור עד שמעבדים אותו ושולחים לתהליך אישור.

1. כניסה למודול

בדף הבית, תחת "קטגוריות ראשיות", בוחרים בכרטיס "הגשות במייל".

2. הטבלה הראשית

המסך נפתח על תור ההגשות. למעלה מופיע מונה — כמה הגשות נמצאו, ולצדו שלושה כלים: העלאת הגשה, רענן ו-ייצוא CSV. שימו לב: זה תור אחד ורציף — אין כאן לשוניות, סינון או חיפוש, בשונה ממסך "ניהול הגשות מספקים".

3. העמודות בטבלה

הטבלה רחבה מהמסך — גוללים אותה לרוחב כדי לראות את כל העמודות:

• מספר הגשה — המזהה של ההגשה בפורטל.
• סטטוס מסמך ו-סטטוס הגשה — איפה ההגשה עומדת.
• סוג מסמך — חשבונית, חשבון עסקה או קבלה, כפי שה-AI זיהה.
• מספר הקצאה — לחשבוניות שמחייבות מספר הקצאה מרשות המסים.
• סכום נטו · מע"מ · סכום כולל — הנתונים הפיננסיים שחולצו מהמסמך.
• תאריך הוצאה — התאריך שמופיע על המסמך. נוצר — התאריך שבו ההגשה נקלטה בפורטל.
• ממתין/ה לאישור של — מי המאשר הנוכחי, אחרי שההגשה נשלחה לתהליך אישור.

4. הסטטוסים בתור

בתור המייל יש שני סטטוסים:

• חדש — המסמך התקבל, אבל הנתונים עדיין לא חולצו ממנו.
• חדש (זוהה) — ה-AI קרא את המסמך וחילץ ממנו את הספק, הסכומים, סוג המסמך והתאריכים. בשורה כזו תראו כבר את כל הנתונים הפיננסיים.

💡 טיפ: הגשה בסטטוס "חדש (זוהה)" חוסכת לכם הקלדה — רוב השדות כבר מלאים, ואתם רק מאמתים אותם.

5. פתיחת הגשה לעיבוד

לחיצה על סמל העין (או על מספר ההגשה) פותחת את מסך העיבוד: המסמך המקורי מוצג משמאל, והנתונים שחולצו ממנו מימין. בראש המסך מופיע מחוון בן שלושה שלבים — 1 פרטים · 2 אישורים · 3 סיכום. משם ממשיכים לעיבוד ההגשה ולשליחתה לתהליך אישור.

6. הכלים במסך

• העלאת הגשה — הוספת מסמך ידנית, כשהחשבונית הגיעה אליכם לא דרך תיבת המייל.
• רענן — משיכת הגשות חדשות שהתקבלו זה עתה.
• ייצוא CSV — הורדת התור כקובץ, לעבודה בגיליון או להעברה להנהלת החשבונות.
• עימוד — בתחתית המסך בוחרים כמה שורות להציג בעמוד ומדפדפים בין העמודים.

💡 טיפ: המסמך המקורי נשמר עם ההגשה לכל אורך הדרך — בכל שלב אפשר לפתוח אותו ולהשוות מול הנתונים.