סבבי אישורים

🔑 הרשאה נדרשת: המודול פתוח למשתמשי אדמין לקוח בלבד.

מסך ניהול סבבי אישורים מרכז את מסלולי האישור שהוגדרו לארגון. סבב אישור הוא הדרך שבה מסמך — הזמנה, חשבונית או נתוני הנהלת חשבונות — עובר בין המאשרים עד לאישור הסופי. כאן אפשר לראות את הסבבים הקיימים, ליצור סבבים חדשים ולערוך את השלבים שבכל אחד.

1. פתחו את מסך סבבי האישורים

בדף הבית של האדמין, תחת קטגוריות ראשיות, בחרו בכרטיס סבבי אישורים.

2. הכירו את מבנה המסך

המסך מציג את סבבי האישור של הארגון זה מתחת לזה. כל שורה מציגה את שם הסבב, את סוג התהליך שלו (כתגית צבעונית), את מספר השלבים ואת תאריך היצירה. בסרגל העליון נמצא הכפתור תהליך חדש, ולצדו מתגי התצוגה רשימה וגרף, שקובעים כיצד מוצגים שלבי הסבב כשפותחים אותו — הרשימה מציגה אותם ככרטיסים זה מתחת לזה, והגרף מציג אותם כתרשים זרימה מהתחלה ועד סיום.

לכל תהליך יש סוג שקובע לאילו מסמכים הוא חל: אישור הזמנה, אישור הגשה או מנהל/ת חשבונות. הסוג נבחר בעת יצירת הסבב.

3. הכירו את מבנה הסבב

לחיצה על החץ שבשורה פותחת את הסבב ומציגה את השלבים שבתוכו. מספר השלבים נקבע לכל סבב בנפרד. כל שלב מציג את הכותרת שלו, את תפקיד מאשר/ת שאחראי עליו, ואת מאשר/ת ברירת מחדל — ואם לא נבחר מאשר, מופיע לא נבחר/ה.

4. צרו סבב אישור חדש

בחרו תהליך חדש. בחלון שנפתח מזינים שם תהליך האישור ובוחרים סוג תהליך מתוך הרשימה, ולסיום בוחרים יצירה. אחרי היצירה אפשר להוסיף לסבב את השלבים.

5. הוסיפו וערכו שלבים

בתוך סבב פתוח בחרו הוספת שלב, או את סמל העריכה שליד שלב קיים. בחלון השלב ממלאים כותרת השלב, בוחרים תפקיד מאשר/ת, ואפשר גם לבחור מאשר/ת ברירת מחדל לפי שם. מספר השלב וסוג השלב נקבעים אוטומטית. לסיום בוחרים שמור. את סדר השלבים אפשר לשנות בגרירה, ושלב שכבר לא נחוץ מסירים בעזרת סמל המחיקה.

6. ערכו או מחקו סבב

לצד כל סבב ברשימה יש סמל עריכה לשינוי השם והסוג, וסמל מחיקה. מחיקת סבב מוחקת גם את כל השלבים שבו, ולכן מופיע חלון אישור לפני הביצוע.

💡 טיפ: אם אתם עורכים תהליך שכבר משמש הזמנות או הגשות פעילות, שינוי השלבים או המאשרים ישפיע על האישורים הבאים בתור. כדאי לוודא שהסבב מעודכן לפני שמפנים אליו מסמכים חדשים.