יצירת הזמנת רכש ידנית

🔑 הרשאה נדרשת: דורש רכש (בסיס). שדה סעיף תקציב יופיע רק אם הארגון משתמש במודול התקציב, ויהיה חובה רק אם הוגדר כך. אם הארגון לא משתמש בתקציב — דלגו על השדה.

1. היכנסו למודול ההזמנות

מהדאשבורד לחצו על הכרטיס “ניהול הזמנות”. תגיעו למסך שמרכז את כל ההזמנות, מחולק ללשוניות: ממתינות לטיפול, ממתינות לאישור, פעילות, סגורות, מבוטלות ושנדחו.

2. לחצו “יצירת הזמנה”

בפינה השמאלית-עליונה של מסך ניהול ההזמנות לחצו על הכפתור “יצירת הזמנה”.

3. בחרו “הזמנה ידנית”

נפתח חלון “יצירת הזמנה — בחירת סוג הזמנה” עם שלוש שיטות: יצירת הזמנה עם פריטים (מהקטלוג), הזמנה ידנית, והעלאת קובץ (PDF או תמונה). בחרו “הזמנה ידנית”.

4. מלאו את פרטי ההזמנה (שלב 1)

מלאו את כותרת ההזמנה ואת תאריך ההזמנה. תחת פרטי ספק חפשו את הספק לפי שם או מספר ח.פ./ע.מ. — שם הספק וסוג העסק יתמלאו אוטומטית. תחת סכום ההזמנה בחרו מטבע והזינו את הסכום לפני מע״מ; המע״מ והסכום הכולל מחושבים אוטומטית. אם הארגון משתמש בתקציב, בחרו סעיף תקציב. אפשר להוסיף תיאור והערות (רשות). בצד מופיעה תצוגה מקדימה חיה של ההזמנה. לסיום לחצו “הבא”.

💡 טיפ: כדי למצוא ספק במהירות וללא בלבול, הקלידו את מספר הח.פ. המלא — כך תקבלו התאמה מדויקת אחת. כדאי גם להפעיל “שמירת טיוטה אוטומטית” כדי לא לאבד נתונים.

5. בחרו סבב אישורים (שלב 2)

בשלב זה בוחרים תהליך אישור לכל אחד משלושת השלבים: תהליך אישור הזמנה, תהליך אישור הגשה, ותהליך הנהלת חשבונות. לכל שלב בחרו מהרשימה את התהליך המתאים (למשל “אישור הזמנת רכש קצר”), ואז שייכו את המאשר/ים. ההזמנה נשלחת לספק רק לאחר השלמת סבב האישורים.

6. בדקו ושלחו (שלב 3)

בשלב הסיכום עברו על כל הפרטים ועל התצוגה המקדימה, ולחצו “שליחה”. ההזמנה נכנסת לסבב האישורים, ותוכלו לעקוב אחריה בלשונית “ממתינות לאישור”.